• Dans le monde professionnel, les outils traditionnels ont montré leurs limites
  • La messagerie électronique se traduit souvent par une inflation de messages (cf. les spams) et par une certaine dilution de l'information : très vite au sein d'un groupe de travail, qui détient la dernière version des fichiers échangés, comment fabrique-t-on une version de synthèse ?
  • Malgré certains apports (présence d'un modérateur, d'une zone de dépôt unique des fichiers), la liste de diffusion présente souvent les mêmes inconvénients.
  • Le site web classique (avec des pages fixes, dites statiques) introduit une certaine complexité à produire et publier les documents (norme html, charte graphique), et conduit donc à la centralisation de la mise en ligne (envoi par ftp vers le serveur) et souvent avec des délais…
     
    
• Au sein de nos enseignements, les besoins de partage de l’information se sont nettement accrus
  • Au niveau de la classe, des documents de plus en plus nombreux et variés sont partagés par des groupes d’élèves, et repris avec plusieurs professeurs (transversalités).
  • Les activités font un recours accru à la communication, à l’interaction entre les individus et les groupes organisés dans le temps.
    
  • Au niveau de la section tertiaire, des besoins s'expriment en faveur d'une meilleure transparence de l’information concernant l'orientation des élèves, la planification des investissements, l'organisation des outils informatiques, en bref d'une concertation si possible "en temps réel" de l’équipe pédagogique.
  • Les pratiques pédagogiques font davantage appel à l'individualisation du suivi des élèves, au suivi des activités effectuées en relation avec le monde professionnel (actions professionnelles, stages en STS), avec un accès à l'information en-dehors de l'établissement.
     
    
• Bien que sources d'énormes progrès par rapport à la pratique sur poste individuel, les pratiques pédagogiques issues du réseau local, ont aussi montré certaines limites :
  • elles reposent sur la "communication par fichiers", et conduisent parfois à des situations pédagogiques stéréotypées (voire aux dérives de "l'enseignement-pochette") ;
  • elles mettent l'accent sur la pratique quasi exclusive des outils bureautiques, en-dehors de tout contexte de communication et d'organisation transposable dans le monde professionnel ;
  • les intranets basés sur des pages statiques sollicitent trop peu la créativité des élèves et le travail de groupe : les aspects liés à la communication, à la mise en page et à la charte graphique, à la publication et ses aspects juridiques, à la mise à jour et à la sécurité de l'information... sont trop rarement exploités en classe par ce biais, car mettant en jeu des techniques et des procédures relativement lourdes.

   
  En conclusion, nos enseignements ont besoin de davantage prendre appui sur une véritable organisation des contenus, produits et publiés (en partie) par les élèves et les professeurs.

2. Qu’est-ce qu’un système de gestion de contenu ?

2.1 Les outils de travail collaboratif : une classification (Source Nicolas Six, Journal du Net, oct. 2002)

D'après un article de Journal du net, on peut distinguer :

• les outils de communication de base, qui concernent la communication à deux individus (coopération) : messagerie, tableau blanc, …
• les outils de travail partagé, qui supposent un degré plus avancé de collaboration entre plusieurs individus (avec le sentiment d'une finalité commune) : partage de documents (Word), partage de base de données, édition partagée, contributions à des forums…
• les outils d’accès au savoir (knowledge management), centrés sur la gestion des connaissances : portails, outils de gestion de contenu (content management system), listes de diffusion, moteurs de recherche…
• les outils de workflow, qui autorisent une certaine coordination des tâches au sein d'un processus : outils de synchronisation, de gestion automatisée des documents électroniques (ex. traitement "automatisé" d'un sinistre au sein d'une compagnie d'assurances)…           

2.2 Le Système de Gestion de Contenu (content management system), une définition.

En première approche, le système de gestion de contenu est un progiciel qui permet d’organiser la collecte et la publication de l’information, avec les caractéristiques suivantes :

• Les auteurs disposent d’une interface simple pour déposer leur contenu : articles publiés au sein d’une sorte de thésaurus (souvent hiérarchisé en catégories, sous-catégories..., thèmes),  fichiers déposés dans des répertoires partagés ;
• La forme graphique est gérée par l’application (et dissociée du contenu) : les auteurs ne se préoccupent que très peu de la mise en page ;
• Le logiciel organise la publication et la validation des contenus et les accès des divers acteurs (auteurs, modérateurs, lecteurs, gestionnaires du contenu) : des droits d'accès sont donnés à des groupes sur les objets (thèmes d'articles, répertoires partagés, contributions aux forum, agendas partagés...) gérés par le système ;
• L’outil organise le stockage des contenus au sein d’une base de données (au standard SQL) ;
• Le contenu fait l’objet d’une description unifiée (définition de méta-données, langage xml).

L’outil collaboratif apporte à l'utilisateur des fonctions complémentaires intégrées :

• un moteur de recherche, et des outils de syndication des contenus (échanges normalisés de contenus, de site à site),
• la gestion des versions successives des documents (travail à plusieurs),
• un agenda personnel (partageable) et de groupe (planification des tâches),
• un forum, une foire aux questions (FAQ), (échanges et communication autour de sujets prédéfinis),
• un système de messagerie, des annuaires des contacts et des groupes d'utilisateurs…

L'outil collaboratif Ovidentia retenu par le Carmi tertiaire de l'académie de Grenoble comporte toutes les fonctionnalités de base énumérées ci-dessus, sauf peut-être (nous n'avons pu tout tester à ce jour) le marquage des données à partir de descripteurs définis par langage : dans la plupart des outils en licence libre, la recherche des informations est basée sur des mots-clefs définis et organisés par les auteurs eux-mêmes...

3 Un exemple de séquence pédagogique

3.1 Déroulement (TD communication en 1ère STG, d'après un cas de M. Couteux, Crcom)

• Le professeur prépare un TD à la maison :
  • à l'aide de documents et d'articles (comportant les consignes de travail et des liens vers les fichiers utiles) mis en ligne
• il organise le travail de la classe à l'aide d'événements notés dans l'agenda de la classe (date du TD avec lien vers l'article, date de remise) ;
• il instaure la collaboration entre les élèves à l'aide d'un forum qui permet aux élèves de résoudre les difficultés courantes, et de s'entr'aider ;
• Un élève (Benoît) se connecte à l'outil (en classe) :
  • il a accès aux seuls thèmes publics de chacune des sections, et à l'ensemble des thèmes de sa classe (où il est auteur) ;
  • il prend connaissance des réponses à sa question posée au forum ;
  • le jour du TD, il prend connaissance de l'événement d'agenda, qui pointe sur l'article de consignes, qui permet de télécharger les documetns nécessaires ;
  • ... le soir, à la maison, il met en ligne (publie un article) la synthèse du travail de son groupe.
• Une autre élève (Lucie) se connecte,
  • chargée de "superviser" les travaux du groupe de Benoît, elle ajoute un commentaire attaché à l'article de Benoît...
  • elle complète sa fiche au sein de l'annuaire des élèves de la classe ;
  • elle partage son agenda en consultation avec Benoît, son professeur ;
  • en difficulté pour réaliser le TD, elle pose une question sur le forum ;
  • elle prend connaissance d'un article au sein du Thème "Et après le bac STG ?" de la section "Vie de l'établissement".
• Le professeur
  • annote l'article de Benoît : "Lucie a raison (sauf pour l'orthographe...), il manque le fichier joint...".
• ...à la demande du professeur,
  • le gestionnaire du niveau PSTG archive l'article de Benoît, les objectifs du TD étant atteints ;
  • l'administrateur du niveau PSTG crée un nouveau forum : "Facteurs qui influencent le comportement de l'individu"...

Ce scénario (ici résumé) a montré la richesse pédagogique des échanges possibles à partir de contenus mis en ligne par les acteurs eux-mêmes, des situations de communication, des interactions entre individus et groupes générées à partir de pratiques collaboratives.

3.2 Quelques notions tirées du processus de publication

• En fonction de sa place dans l'organisation, chaque individu est amené à jouer un ou plusieurs rôles au sein du processus de publication, tel qu'il est organisé par le paramétrage (propre à chaque thème) mis en place avec l'outil de gestion de contenu :

• L'auteur d'un article dispose d'un éditeur de texte simple (icônes habituelles d'un texteur), lui permettant de saisir et présenter du texte (sauvegardé à l'état de "brouillon"), et d'insérer des liens vers d'autres articles du site, vers des fichiers déposés, vers des contributions à des forums, ou vers d'autres sites internet...
• Une fois que l'auteur a "soumis" son article, celui-ci passe dans l'état "en attente" (d'approbation) : une liste de personnes (attachée à chacun des thèmes) est chargée de valider les articles (fichiers, contributions...) soumis ; dans notre organisation, les approbateurs sont les professeurs de la classe.
  Le système d'approbation peut être plus ou moins sophistiqué : un seul approbateur peut suffire (le premier qui valide), ou bien imposer un ordre pour les approbateurs, ou bien comporter au moins un approbateur de chacun des sous-groupes d'approbateurs...
• Après son approbation, l'article est publié : il devient visible sur le site à l'ensemble des lecteurs autorisés à visualiser le thème...
• L'auteur peut modifier chacun de ses articles (qui fait alors l'objet d'une nouvelle approbation).
• Le gestionnaire du thème peut réaffecter l'article à un autre thème, il peut modifier, archiver, supprimer l'article.
• L'administration (avec le site tel que nous l'avons organisé) est déléguée au plus près des équipes, à chaque niveau d'enseignement (IGC, PSTG, TSTG, MUC, NRC...) : l'administrateur d'un niveau a toute liberté pour créer des objets supplémentaires (thèmes, répertoires partagés, forums, faqs...) et pour faire évoluer l'outil en fonction des besoins exprimés par ses collègues.
• Les acteurs (auteurs, approbateurs...) peuvent faire l'objet d'une notification automatique par message électronique à la suite d'un nouvel événement (article en attente, fichier déposé...).
  C'est aussi l'occasion pour les élèves et les professeurs de mieux mesurer les interactions possibles entre l'organisation humaine et celle induite par les outils informatiques...
   
  
• Cette représentation du circuit de publication des articles permet d'illustrer la notion de workflow.
  L'organisation du processus de publication des articles est en effet un workflow particulier : le paramétrage attaché au thème et le mode d'approbation retenu organisent la création,la circulation et le traitement plus ou moins automatisés de l'article entre les divers acteurs de ce processus (auteurs, approbateurs, gestionnaires, lecteurs).

4. L'architecture et l'organisation mises en oeuvre

4.1 L’architecture fonctionnelle : le client internet universel

• L'outil collaboratif Ovidentia est une application de type web, qui, même lorsqu'elle est utilisée en intranet, utilise les standards d'internet : de ce fait, tout PC disposant d'un simple navigateur internet (le client) peut accéder à distance à l'ensemble des fonctions du logiciel : accès en lecteur, en auteur, ou en administrateur de l'application.
  Les traitements sont effectués à distance par des "serveurs", logiciels capables de répondre aux demandes de ressources des clients : un serveur web (Apache), le serveur d'applications proprement dit (application écrite en langage php, Ovidentia), et un serveur de bases de données (MySql).
  Le mot "serveur" n'a pas ici le sens de "machine", mais de servic : ces trois services peuvent très bien être hébergés sur une seule machine (ou plusieurs, selon la charge prévue...).
   
  
• L'application fonctionne par échange de requêtes (selon le protocole standard http) entre un logiciel "client" (le navigateur du PC) et un logiciel "serveur" (serveur web + serveur d'applications + serveur de données) selon le processus suivant :
  • 1. Le navigateur envoie une requête (sous forme d'une url, comportant des paramètres) au serveur web, qui, constatant qu'il ne s'agit pas d'une page statique, la transmet au serveur d'applications (ici, Ovidentia) ;
  • 2. Le serveur d'applications génère et transmet la requête SQL portant sur les données au moteur SQL ;
  • 3. Le moteur SQL exécute la requête SQL auprès de la base de donnée concernée ;
  • 4. Il retourne les données issues de la requête au serveur d'applications php, qui "fabrique" et met en forme la page html avec les données reçues, et la transmet au serveur web ;
  • 5. Le serveur web retourne en réponse la page web html dynamique ainsi obtenue au navigateur client qui l'interprète et l'affiche.

C'est la généralisation de ce type d'architecture (le client internet universel, basé côté client sur un seul logiciel, le navigateur) qui explique le véritable développement des technologies liées à internet.
A côté de la bureautique classique, souvent (au mieux) basée sur une architecture de serveur de fichiers, et une interface utilisateur uniforme de type Windows, il devient important que nos élèves soient aussi formés sur d'autres plateformes technologiques, afin de bénéficier de nouveaux "services" (comme ceux liés aux outils collaboratifs), d'en acquérir un degré minimum de compréhension, ainsi que les "gestes" liés à une interface utilisateur quelque peu différente (interface de type web).

4.2 Architecture déployée par le Carmi Tertiaire

L'architecture ci-dessous est déployée en un premier temps au sein des établissements tertiaires abritant un BTS MUC ou NRC rénové.
Elle autorise un accès à internet sécurisé, via le serveur de communications existant (Slis).
La solution et son téléchargement sont présentés sur le site du Carmi tertiaire.

Cette solution a l'avantage d'être indépendante de la bande passante internet dont bénéficie l'établissement à un instant t (y compris aux heures de "forte charge") et de permettre une totale adaptation du site aux besoins des sections tertiaires, voire de l'établissement.
De façon générale, il sera très important de déployer les serveurs accessibles par internet en conformité avec la politique de sécurité définie au niveau académique (ou/et régional).

Le serveur Ovidentia est installé sur un serveur Windows 2003 sécurisé de façon spécifique ; pour l'essentiel : - il n'est pas contrôleur de domaine, - il comporte un pare-feu. La sécurité internet est assurée par un serveur de communications (Slis), qui comporte les services de proxy, de pare-feu, pop, smtp... Le Slis assure : - la redirection des requêtes http vers le serveur Ovidentia, - les services de messagerie (smtp) nécessaires aux notifications.

4.3 Autre solution : serveur Ovidentia déployé par un FAI (fournisseur d'accès à internet)

Avec cette solution, le serveur Ovidentia est hébergé par un fournisseur d'accès à internet : c'est lui qui se charge d'abriter l'application et les données sur ses serveurs, des aspects liés à la sécurité internet et aux sauvegardes, du dimensionnement adéquat de la bande passante en fonction du nombre de connexions simultanées...
A Grenoble, nous avons retenu cette solution (le FAI est l'académie de Grenoble) pour organiser le travail collaboratif des équipes centrales chargées du déploiement des réseaux ou de la formation, ou bien pour accompagner les rénovations en cours.
Le portail est là (en chantier...) : http://ecogest.ac-grenoble.fr

• Cette solution (organisée à un niveau académique par exemple), a l'avantage de décharger l'établissement des aspects techniques et d'administration liés à la mise en place d'un ou plusieurs serveurs supplémentaires.
• Elle suppose par contre que le FAI garantit la montée en charge (d'un grand nombre d'abonnés, y compris aux "heures de pointe"...), et qu'une structure organise l'authentification de chacun des utilisateurs (tous les professeurs, tous les élèves...) au système.
• Cette solution, généralisée en tant que service respectant des standards permettant les échanges inter-applications (comme les services web), préfigure ce que seront les futurs Environnements Numériques de Travail et autres cartables numériqes en cours de conception ou d'expérimentation à l'initiative du Ministère.

  

4.4 L’organisation humaine

L'outil de travail collaboratif déployé en tant que site d'établissement (ou de section tertiaire) organise (et repose sur) une certaine répartition des tâches au sein de l'équipe enseignante. Cette répartition des tâches est décrite plus en détail dans le cahier des charges développé dans le document de prise en main téléchargeable. Pour l'essentiel :

• L'administrateur général (compte EtabAdmin) s'assure du bon fonctionnement du système informatique : de la bonne installation du système (sécurité internet), il en permet l'évolution (il est possible de créer des sous-sites...), il vérifie l'organisation de la sauvegarde des données...
• L'administrateur d'un niveau (MucAdmin, NrcAdmin, TstgAdmin, PstgAdmin, IgcAdmin...) répond aux besoins d'adaptation de l'outil pour ce niveau ; il crée les objets / modifie les droits d'accès nécessaires sur ces objets : sous-catégories, thèmes, répertoires, forums... supplémentaires.
• Le compte de gestionnaire d'un niveau (MucGest, NrcGest...) gère les contenus ; il assure en dernier ressort la conformité des publications (du seul niveau) à la réglementation (respect de la charte internet par tous) et peut donc à tout moment modifier, archiver, supprimer un article.
  Ce compte est un compte fonctionnel : il peut très bien être donné à plusieurs professeurs enseignant à ce niveau en fonction de la charge, des compétences et de l'investissement de chacun.

Finalement, le paramétrage complètement ouvert de l'outil autorise toute organisation souhaitée par l'équipe, y compris le choix du degré de décentralisation de l'administration. Nous pensons qu'il est préférable qu'un nombre important de tâches d'administration (normalement peu fréquentes !) soit effectué au plus près de l'utilisateur : afin d'améliorer la réactivité de l'outil et l'adhésion de tous, et aussi de faire en sorte que chacun soit concerné par les problèmes d'organisation et de gestion de l'information...
Ces compétences acquises devraient d'autant mieux être transposables en entreprise par les élèves.

Quelques conclusions

• Les notions relatives au travail collaboratif, très récentes, sont loin d'êtres "fixées" : les notions abordées ici ne sont qu'un "point d'étape", qu'il sera nécessaire d'actualiser (la bibliographie jointe renvoie à plusieurs glossaires sur la toile).
• La diversité et le nombre impressionnant d'outils disponibles (notamment en "licence libre") ne pouvaient pas laisser indifférents nos enseignements, tous basés peu ou prou sur la communication et son organisation, le partage de l'information en réseau...
• Cependant, les outils professionnels (d'une valeur "moyenne" de 50 000 € pour les produits commerciaux déployés en entreprise) ne sont a priori pas distribués avec un paramétrage adapté à nos situations pédagogiques. L’organisation pédagogique (le cahier des charges) de la plateforme collaborative proposée par l’équipe de Grenoble à la demande de son Inspection régionale ne prétend être qu’une étape, une "étude de faisabilité" de la pratique des outils collaboratifs en STG et STS.
• La plateforme technique retenue, en licence GNU, a le mérite, à un coût très modeste, de pouvoir coexister avec toute solution de réseau local.
• Il reste à mieux la finaliser et à l’intégrer au réseau : authentification ldap des utilisateurs, identité (ou réplication) du répertoire personnel réseau et de celui de l’outil collaboratif, intégration de la messagerie (souhaitée ou non…).
• La solution retenue en licence libre n'est pas le seul résultat d'un objectif d'optimisation de type coût/avantage : le travail collaboratif repose fondamentalement sur la recherche de finalités auxquelles adhère une communauté (la "communauté éducative") ; on peut penser que les produits issus du monde dit du "logiciel libre" ont bénéficié d'un certain nombre de pratiques et de savoirs en ce domaine.
• Au-delà des outils, un (parfois) long chemin devra être parcouru sur le plan humain : le partage, la collaboration entre les membres de l’équipe pédagogique et avec les élèves réfèrent étroitement aux mentalités et aux comportements des personnes et aux modèles dominants véhiculés par notre société. La formation devrait aider à progresser.

Bibliographie, sitographie

BALMISSE Gilles, Gestion des connaissances. (Vuibert, 10/2002), ISBN: 2-7117-8697-8

–     Gestion des connaissances : un" livre blanc" très intéressant est téléchargeable
http://www.knowledgeboard.com/community/zones/fr.html

–     Gestion des connaissances
http://www.knowledgeconsult.com/fr/

–     Gestion des connaissances (master Aix-Marseille TIDE) : très intéressant
http://ntide.u-3mrs.fr/services/ntide02_03

–     Dossier Journal du net, travail collaboratif : très simple pour une découverte
http://solutions.journaldunet.com/dossiers/km/sommaire.shtml

–     Panorama des outils, nombreux liens (educnet)
http://www.educnet.education.fr/dossier/formation-ressources/outils.htm

–     Test d’outils collaboratifs
http://www.cms-quebec.com

–     Glossaire travail collaboratif, étude de quelques plateformes (acad. de Rennes, 2002)
http://www.ac-rennes.fr/tic/glossaire/Lexique.htm
http://www.ac-rennes.fr/tic/glossaire/AnalysePlateformes.htm

–     Classification des outils collaboratifs (en anglais)
http://www.collaborate.com/publication/newsletter/nl0603.html

–     Internet, premiers pas, lexiques informatiques (educnet)
http://www.educnet.education.fr/tech/ppas/ppas3.htm
http://www.admiroutes.asso.fr/espace/intranet/glossaire.htm

–     Charte des usages internet/informatique en étab. scolaire (, voir aussi la Cnil, l'outil collaboratif comporte des informations nominatives...)
http://www.educnet.education.fr/chrgt/charteproj.pdf