La société anonyme CHAREDON achète, traite, conditionne et commercialise des herbes aromatiques (thym, laurier, estragon…), des légumes déshydratés (champignons, céleri, persil…) et des épices (poivre, curcuma, clous de girofle…).
Les herbes, légumes et épices, achetés en vrac, sont traités dans un atelier de production. Ils peuvent être triés, lavés, séchés, déshydratés, hachés, moulus ou mélangés.
Leur conditionnement est fonction du type de clientèle :
· Les produits destinés aux industriels de l’alimentation ou aux artisans charcutiers sont vendus en sacs de grande contenance (variable selon le produit).
· Les produits vendus par l’intermédiaire de la grande distribution, du commerce de proximité ou des bouchers charcutiers, sont conditionnés en petits pots de verre ou en sachets.
Elle a également développé une activité de négoce : achat et revente de barquettes en plastique ou en aluminium, accessoires de boucherie….
Assistant du contrôleur de gestion, vous devez réaliser différents travaux liés à l’organisation du système d’information.
La progression régulière des activités de la société CHAREDON amène les dirigeants à repenser le système d’information de manière à améliorer la maîtrise des coûts. Pour cela, l’application base de données existante de type client/serveur va être complétée sous la conduite de M. FRANCOIS, contrôleur de gestion.
Cette application permettra une amélioration du suivi des coûts de production des produits conditionnés (produits finis). L’application permettra également le suivi de l’activité de négoce (les « produits négoce » correspondent à des marchandises achetées et revendues en l’état).
Les dirigeants de la société CHAREDON souhaitent développer les commandes spéciales qui portent sur des mélanges particuliers d’épices. Le client choisit les épices composant le mélange et leurs proportions en accord avec le responsable de fabrication M. ANTHONY.
Pour mieux comprendre la gestion de ces commandes, vous avez un entretien avec ce responsable (voir annexe 1).
Rappels sur la démarche de construction du diagramme des flux :
1. Définir précisément le domaine de l'étude à savoir : quelle activité ou quel processus au sein de quelle organisation.
2. Repérer les acteurs externes et les acteurs internes.
3. Repérer les flux entre acteurs.
4. Tracer le diagramme des flux correspondant.
Questions
· Définir le processus décrit par le document "Entretien avec le responsable fabrication".
o Définir les termes suivants : commande spéciale, coût de revient, prix de vente, ordre de fabrication.
o Quel nom peut-on donner à ce processus ?
o Donner en quelques lignes les objectifs attendus par ce processus.
o Quel est le flux d'information qui déclenche ce processus, qui en est l'émetteur ?
· Étudier les acteurs (interne et externe) intervenant dans ce processus.
o Lister les acteurs externes et internes intervenant dans ce processus.
o Lister les flux entre acteurs et proposer diagramme de flux mettant en évidence les échanges entre acteurs
Questions
· En vous aidant des documents présentés et du diagramme de flux réalisé, répondre aux questions suivantes :
o Quelles sont les activités qui composent ce processus ?
o Pour chacune des activités trouvées quel est l'acteur (interne ou externe) qui est responsable de son déroulement ?
o Quel est le rôle de la fiche produit dans le processus ?
o Représenter ce processus par un diagramme de type « évènement-résultat ».
Questions
· Etablir la liste des supports de communication actuellement utilisés pour la mise en œuvre du processus.
· Pour chaque support, proposer une solution alternative adaptée permettant de limiter au maximum l’utilisation de documents papier et du téléphone.
· Mettre en œuvre chacune des solutions et tester :
o Installer le logiciel approprié
o Créer (ou définir) les utilisateurs appropriés.
o Jouer le scénario d’une commande spéciale réalisable et acceptable depuis la demande du client jusqu’à l’édition de l’ordre de fabrication en utilisant l'environnement installé et le modèle de fiche "produit" fourni en annexe 2.
FICHE PRODUIT | ||||||||
Partie 1 : Identification du produit (à compléter par le responsable fabrication) | ||||||||
Code produit : | 70990 | |||||||
Libellé produit : | Épices Grilladou saveur mexicaine corsée | |||||||
GENCOD : | 3 660 084 302 210 | |||||||
UnitéVente | Bocal | |||||||
Casier | A01R10C150 | |||||||
PoidsNet : | 1 kg | PoidsBrut | 1,40 kg | |||||
TempsMOD : | 0,15 h | TempsMachine | 0,25 h | |||||
QtesAconditionner : | 10 | |||||||
Atelier : | MEL | Mélange | ||||||
Commande spéciale Oui/Non : | O | Nom du client : | SARL VIANDANOR | |||||
Partie 2 : Recette entrant dans la composition du produit (à compléter par le laboratoire) | ||||||||
Code matière | Libellé matière | Quantité de matières à incorporer (en kg) | ||||||
E125840 | Curry poudre | 0,5 | ||||||
E120420 | Piment de Cayenne poudre | 0,05 | ||||||
B512540 | Oignon de Toulouges séché | 0,125 | ||||||
C125410 | Colorant alimentaire orange | 0,015 | ||||||
…. | …. | …. | ||||||
Partie 3 : Détermination du prix de vente (à compléter par le responsable fabrication) | ||||||||
PrixVente HT : | 12.50 € | TVA : | 5.50% | |||||
Visa du laboratoire : Date : 25/05/2005 Richard | ||||||||
Visa du responsable fabrication : Date : 25/05/2005 Anthony |
Une commande spéciale est une commande passée par un client pour un mélange d’épices qui n’existe pas en tant que produit répertorié dans le catalogue des produits de Charedon.
Le coût de revient d’un produit est la somme des charges liées à l’achat (matière première, transport...), la production (main d’oeuvre, dépréciation du matériel, loyer...) et de distribution (commission, transport, emballage...) de ce produit.
Le prix de vente est le prix auquel le produit sera vendu au client.
L'ordre de fabrication correspond à la demande le mise en fabrication du produit par le service de production (atelier).
On peut nommer ce processus « gestion
des commandes spéciales »
Ce processus a pour objectifs d’étudier
la faisabilité d’une commande spéciale, de définir la fiche produit
correspondante (recette, réalisation et prix)
et d'en transmettre
l'ordre de fabrication au service de
production dès l'accord du client pour la réalisation de
cette commande.
Le processus est déclenché par le
client qui passe la commande spéciale.
Acteurs internes : service commercial (COM), service de gestion des commandes spéciales(GCS), laboratoire (LAB), Contrôle de gestion (CTRL) et Atelier (PROD)
Acteurs externes : client.
Elle est établie en début de processus puis complétée par les différents acteurs : elle permet à la fois un communication entre les différents acteurs à propos des caractéristiques "métier" de la commande spéciale et de suivre l'avancement du processus (visas successifs).
· Etablir la liste des supports de communication actuellement utilisés pour la mise en œuvre du processus.
courrier, fax, téléphone, papier
· Pour chaque support, proposer une solution alternative adaptée permettant de limiter au maximum l’utilisation de documents papier et du téléphone.
téléphone : courriel
copies de commande spéciale : pièces jointes
fiche "produit" : fichier tableur accessible par ftp
· Mettre en œuvre chacune des solutions et tester :
o Installer le logiciel approprié serveur_ftp.htm et serveur_messagerie.htm
o Créer (ou définir) les utilisateurs appropriés.
- un utilisateur par acteur (poste)
o Jouer le scénario d’une commande spéciale réalisable et acceptable depuis la demande du client jusqu’à l’édition de l’ordre de fabrication.