Présentation de l'entreprise

La société anonyme CHAREDON achète, traite, conditionne et commercialise des herbes aromatiques (thym, laurier, estragon…), des légumes déshydratés (champignons, céleri, persil…) et des épices (poivre, curcuma, clous de girofle…).

Les herbes, légumes et épices, achetés en vrac, sont traités dans un atelier de production. Ils peuvent être triés, lavés, séchés, déshydratés, hachés, moulus ou mélangés.

Leur conditionnement est fonction du type de clientèle :

· Les produits destinés aux industriels de l’alimentation ou aux artisans charcutiers sont vendus en sacs de grande contenance (variable selon le produit).

· Les produits vendus par l’intermédiaire de la grande distribution, du commerce de proximité ou des bouchers charcutiers, sont conditionnés en petits pots de verre ou en sachets.

Elle a également développé une activité de négoce : achat et revente de barquettes en plastique ou en aluminium, accessoires de boucherie….

Assistant du contrôleur de gestion, vous devez réaliser différents travaux liés à l’organisation du système d’information.

La progression régulière des activités de la société CHAREDON amène les dirigeants à repenser le système d’information de manière à améliorer la maîtrise des coûts. Pour cela, l’application base de données existante de type client/serveur va être complétée sous la conduite de M. FRANCOIS, contrôleur de gestion.

Cette application permettra une amélioration du suivi des coûts de production des produits conditionnés (produits finis). L’application permettra également le suivi de l’activité de négoce (les « produits négoce » correspondent à des marchandises achetées et revendues en l’état).

Traitement des commandes spéciales

Les dirigeants de la société CHAREDON souhaitent développer les commandes spéciales qui portent sur des mélanges particuliers d’épices. Le client choisit les épices composant le mélange et leurs proportions en accord avec le responsable de fabrication M. ANTHONY.

Pour mieux comprendre la gestion de ces commandes, vous avez un entretien avec ce responsable (voir annexe 1).

Étude des flux

Rappels sur la démarche de construction du diagramme des flux :

1. Définir précisément le domaine de l'étude à savoir : quelle activité ou quel processus au sein de quelle organisation.

2. Repérer les acteurs externes et les acteurs internes.

3. Repérer les flux entre acteurs.

4. Tracer le diagramme des flux correspondant.

 

Questions

· Définir le processus décrit par le document "Entretien avec le responsable fabrication".

o Définir les termes suivants : commande spéciale, coût de revient, prix de vente, ordre de fabrication.

o Quel nom peut-on donner à ce processus ?

o Donner en quelques lignes les objectifs attendus par ce processus.

o Quel est le flux d'information qui déclenche ce processus, qui en est l'émetteur ?

· Étudier les acteurs (interne et externe) intervenant dans ce processus.

o Lister les acteurs externes et internes intervenant dans ce processus.

o Lister les flux entre acteurs et proposer diagramme de flux mettant en évidence les échanges entre acteurs

Étude du processus

Questions

· En vous aidant des documents présentés et du diagramme de flux réalisé, répondre aux questions suivantes :

o Quelles sont les activités qui composent ce processus ?

o Pour chacune des activités trouvées quel est l'acteur (interne ou externe) qui est responsable de son déroulement ?

o Quel est le rôle de la fiche produit dans le processus ?

o Représenter ce processus par un diagramme de type « évènement-résultat ».

Amélioration du processus

Questions

· Etablir la liste des supports de communication actuellement utilisés pour la mise en œuvre du processus.

· Pour chaque support, proposer une solution alternative adaptée permettant de limiter au maximum l’utilisation de documents papier et du téléphone.

· Mettre en œuvre chacune des solutions et tester :

o Installer le logiciel approprié

o Créer (ou définir) les utilisateurs appropriés.

o Jouer le scénario d’une commande spéciale réalisable et acceptable depuis la demande du client jusqu’à l’édition de l’ordre de fabrication en utilisant l'environnement installé et le modèle de fiche "produit" fourni en annexe 2.

Annexe 1 : Entretien avec le responsable fabrication

Vous : Bonjour, je vous remercie de me recevoir. Pourriez-vous me décrire précisément ce qu’est une commande spéciale ?

M. ANTHONY (MA) : Quand un client veut un mélange d’épices spécifique, il passe une commande spéciale

Vous : Qui reçoit la commande spéciale ?

MA : La commande spéciale est reçue par le service commercial, sous forme de courrier ou de fax. Ce service m’en transmet alors aussitôt un double et j’examine si elle est ou non réalisable. Si cette commande ne peut pas être traitée, j’en informe le service commercial qui avertit le client par courrier.

Vous : Que se passe-t-il quand la commande est réalisable ?

MA : Dans ce cas, j’en informe le service commercial qui saisit, dans la base, le numéro de commande, la date de commande et le numéro de client.

Pour ma part, je complète la partie identification d’une nouvelle « fiche produit », sans renseigner les temps de main d'oeuvre et machine, et je saisis ces données dans la base.

Je transmets cette fiche ainsi que le double de la commande spéciale au laboratoire. L’un des responsables du laboratoire vérifie alors les proportions d’épices figurant sur la commande spéciale, complète la partie relative à la recette entrant dans la composition de la fiche « produit », y appose son visa et procède à la saisie de ces proportions dans la base.

Vous : Que devient ensuite la fiche « produit » ?

MA : Le laboratoire me la renvoie et je la transmets au responsable de l'atelier afin qu'il détermine les temps main d'oeuvre et machine nécessaires à la production de la quantité à conditionner. Il complète la fiche produit avec ces informations et les saisit dans la base de données, puis me retourne la fiche produit visée.

Vous : La fabrication peut-elle commencer aussitôt?

MA : Pas encore. Il faut d'abord que je fasse une demande de prix auprès du service contrôle de gestion. Ce service consulte à l’ordinateur les informations sur le produit, en détermine le coût de revient et fixe son prix de vente qu’il me transmet. Une fois le prix obtenu, je complète la partie concernant le prix de vente de la fiche « produit ». J’avertis le service commercial qui, après avoir consulté le client, me confirme la commande.

Vous : Comment débute la fabrication de la commande spéciale ?

MA : Dès que la commande est confirmée, j’édite, pour la commande concernée, l’ordre de fabrication et je le remets au chef de l’atelier chargé de la production. La production liée à la commande spéciale peut alors effectivement commencer. Avez vous d’autres questions ?

Vous : Non, je vous remercie d’avoir bien voulu me recevoir, au revoir.

annexe 2 : fiche "produit" complète

FICHE PRODUIT
Partie 1 : Identification du produit (à compléter par le responsable fabrication)
Code produit : 70990  
Libellé produit : Épices Grilladou saveur mexicaine corsée  
GENCOD : 3 660 084 302 210  
UnitéVente Bocal
Casier A01R10C150
PoidsNet : 1 kg PoidsBrut 1,40 kg
TempsMOD : 0,15 h TempsMachine 0,25 h
QtesAconditionner : 10    
Atelier : MEL Mélange  
Commande spéciale Oui/Non : O Nom du client : SARL VIANDANOR
Partie 2 : Recette entrant dans la composition du produit (à compléter par le laboratoire)
Code matière Libellé matière Quantité de matières à incorporer (en kg)
E125840 Curry poudre 0,5
E120420 Piment de Cayenne poudre 0,05
B512540 Oignon de Toulouges séché 0,125
C125410 Colorant alimentaire orange 0,015
…. …. ….
Partie 3 : Détermination du prix de vente (à compléter par le responsable fabrication)
PrixVente HT : 12.50 € TVA : 5.50%
Visa du laboratoire : Date : 25/05/2005 Richard
Visa du responsable fabrication : Date :  25/05/2005 Anthony

ELEMENTS de CORRECTION

Étude des flux

Le processus :

Une commande spéciale est une commande passée par un client pour un mélange d’épices qui n’existe pas en tant que produit répertorié dans le catalogue des produits de Charedon.

Le coût de revient d’un produit est la somme des charges liées à l’achat (matière première, transport...), la production (main d’oeuvre, dépréciation du matériel, loyer...) et de distribution (commission, transport, emballage...) de ce produit.

Le prix de vente est le prix auquel le produit sera vendu au client.

L'ordre de fabrication correspond à la demande le mise en fabrication du produit par le service de production (atelier).

On peut nommer ce processus « gestion des commandes spéciales »

Ce processus a pour objectifs d’étudier la faisabilité d’une commande spéciale, de définir la fiche produit correspondante (recette, réalisation et prix) et d'en transmettre l'ordre de fabrication au service de production dès l'accord du client pour la réalisation de cette commande.

Le processus est déclenché par le client qui passe la commande spéciale.

Les acteurs :

Acteurs internes : service commercial (COM), service de gestion des commandes spéciales(GCS), laboratoire (LAB), Contrôle de gestion (CTRL) et Atelier (PROD)

Acteurs externes : client.

Le diagramme de flux :

Étude du processus

Liste des activités et (acteurs responsables) :

Rôle de la fiche produit

Elle est établie en début de processus puis complétée par les différents acteurs : elle permet à la fois un communication entre les différents acteurs à propos des caractéristiques "métier" de la commande spéciale et de suivre l'avancement du processus (visas successifs).

Diagramme de type "évènement-résultat"

Amélioration du processus

· Etablir la liste des supports de communication actuellement utilisés pour la mise en œuvre du processus.

    courrier, fax, téléphone, papier

· Pour chaque support, proposer une solution alternative adaptée permettant de limiter au maximum l’utilisation de documents papier et du téléphone.

téléphone : courriel

copies de commande spéciale : pièces jointes

fiche "produit" : fichier tableur accessible par ftp

· Mettre en œuvre chacune des solutions et tester :

o Installer le logiciel approprié serveur_ftp.htm et serveur_messagerie.htm

o Créer (ou définir) les utilisateurs appropriés.

   - un utilisateur par acteur (poste)

o Jouer le scénario d’une commande spéciale réalisable et acceptable depuis la demande du client jusqu’à l’édition de l’ordre de fabrication.