FAQ: OVIDENTIA : Utilisation
3. Le gestionnaire de fichiers 4. Le gestionnaire de projets 8. Le client de messagerie
1.a. 1) Peut-on partager son agenda personnel ?  1.b. 2) Comment modifier un évènement ? Je suppose que l'utilisateur a les droits nécessaires pour l'action envisagée...
"Promener" la souris sur l'événement :
- un clic sur le titre (au centre) permet d'annoter l'événement,
- un clic sur l'icône de gauche (un document) permet de modifier l'événement ; si on fige la souris (et que la connexion n'est pas trop lente...) une info-bulle l'indique ; c'est assez général avec ce logiciel ;
- un clic sur l'icône de droite (une personne) permet d'accepter/refuser/motiver l'invitation... (peu testé...).
Description de la focntionnalité agenda : ovi-agenda-2-2.pdf 1.c. 3) Un élève peut-il créer un évènement dans l'agenda collectif de sa classe ? Les droits sur l'agenda collectif de la classe sont fixés par l'administrateur délégué (voir le menu d'aide Utilisation de l'agenda page 5).
- Le droit "Consulter" est donné aux élèves et aux enseignants de la classe (les élèves et les enseignants de la classe considérée peuvent lire les évènements de l'agenda collectif)
- Le droit "Gérer" est donné aux enseignants de la classe (les enseignants de la classe peuvent créer des évènements, cette création est soumise à approbation)
- Le droit "Groupe d'utilisateur" représente les groupes impactés par l'agenda dans la recherche des disponiblilités.
En conséquence, dans la configuration initiale de l'outil de travail collaboratif tertiaire, l'élève ne peut créer un évènement dans l'agenda collectif de sa classe sauf à donner aux élèves le droit de gestion de l'agenda collectif. 1.d. 4) Existe-t-il un moyen de changer les couleurs des évènements existants ? Oui, il suffit de cliquer sur couleur et de choisir celle désirée dans la pallette proposée. Si l'évènement existe déjà, il faut le modifier en cliquant sur l'icône modification (angle gauche de l'évènement) et changer la couleur comme je viens de l'indiquer. L'administrateur du site peut changer les couleurs des types d'évènements proposés par défaut.
1.1.a. 1) J'ai rédigé et publié un article dans un thème, je souhaite le déplacer vers un autre thème. Comment faire ? Une fois l'article publié, ce travail sur les contenus relève du gestionnaire délégué (par exemple TStgGest). Lui seul est habilité à déplacer l'article vers un thème. Pour cela, passer par le menu Utilisateur-Gestion des articles,
puis choix du thème contenant l'article en cause, selection de celui ci
clic sur l'icône des propriétés de l'article
dans la fenêtre des prorpiétés utiliser la liste déroulante des thèmes que TstgGest gère,
clic sur Mettre à Jour
Sinon, avant de soumettre, (en cours de rédaction initiale ou sur un brouillon), l'auteur peut changer de thème (3ème écran de l'écran de soumission ou fenêtre des propriétés d'un brouillon)
Attention cependant aux éventuels fichiers liés, qui eux ne seront pas déplacés, et pour lesquels lesmanips sont plus délicates...
1.2.a. 1) Comment utiliser le gestionnaire de projets ?
1.3.a. 1) Comment remettre en ligne un article archivé ?
Sauf erreur, seul le gestionnaire du thème peut le faire, par la procédure suivante :
- menus Utilisateur, Gestion des articles (menu réservé au Gestionnaire du thème),
- cliquer sur le thème concerné,
- cocher l'article (ou les articles) à remettre en ligne,
- cliquer sur l'icône "Déplacer les articles sélectionnés des archives".
L'article reprend sa place au sein du thème en consultation sur le site.
1.4.a. 1) Les menus (Utilisateur ou Administration) apparaissent incomplets... Que faire ? Solution : dans l'url d'accès au site, juste après index.php, ajouter sans espace : ?clear=1 (on obtient par exemple http://pbeghin-tertiaire.ac-grenoble.fr/index.php?clear=1).
Ceci a pour effet de réinitialiser le cache d'accès aux entrées de sections, qui s'est sans doute corrompu.
2.a. 1) Je ne peux pas déposer des fichiers dans un répertoire, pourquoi ? Parce que vous ne faites pas partie du groupe qui dispose de l'accès en écriture sur ce répertoire.
Si vous êtes "gestionnaire" du partage, vous pouvez revoir les droits (à partir des versions 6.6), sinon joignez l'administrateur de votre niveau. 2.b. 2) Comment nommer les fichiers déposés sur le site ?
- Nommer les fichiers :
- Avec un nom aussi court et évocateur que possible : suite de mots abrégés commençant par une majuscule (un nom trop long est coupé en page d'accueil...),
- Sans espace ni caractère spécial (: / ? * ...), ni caractère accentué (é è à ç...),
- On ne change pas le nom d'une application ou d'un cas d'une année sur l'autre !
- Il faut "zipper" les fichiers déposés (en .zip car les fichiers d'extension .exe posent problème aux utilisateurs non avertis d'Outlook Express et Cie...).
Exemple : CasNeigeEtSoleil.zip ; les majuscules permettent de distinguer les mots (au lieu des espaces).
- Désigner les différentes versions d'un fichier :
- Il faut noter qu'à travers son interface, après le dépôt de plusieurs versions d'un même fichier, Ovidentia affiche toutes les occurrences de ces versions sous le premier nom utilisé pour effectuer le dépôt initial (par ex. CasNeigeEtSoleil.zip) ;
- A côté de ce nom, lors du dépôt des versions suivantes, Ovidentia incrémente automatiquement un indice de version : 1.0, 1.1, 1.2...
- Sur son disque local, il appartient à l'utilisateur de désigner par des noms différents les différentes versions de ces fichiers, avec un suffixe correspondant à la version indiquée par Ovidentia ; par ex. CasNeigeEtSoleil.10.zip (pour 1.0), CasNeigeEtSoleil.11.zip (pour 1.1)...
2.c. 3) Y-a-t-il des manipulations à éviter ?
- Oui ! Par exemple, lorsque la gestion des versions de fichiers est activée pour un répertoire partagé : lors du dépôt d'une nouvelle version d'un fichier à télécharger (Gest. de fichiers, voir l'aide) : suite à un incident, il ne faut surtout pas laisser le fichier sur l'état Verrouillé ! Personne (à part vous) ne peut alors déposer une nouvelle version du fichier.
2.d. 4) Comment gérer les versions d'un fichier ? A partir du répertoire PERSONNEL de l'élève auquel tous ses professeurs ont un accès en écriture.
Pour que les étudiants et les professeurs puissent déposer à tour de rôle une nouvelle version pour un fichier donné il faut :
- que la gestion des version soit activée (par l'administrateur du niveau) sur le dossier en question (gestion des versions = OUI)
- que les groupes "professeurs" et "élèves" disposent tous deux des droits "Mettre à jour" sur ce dossier .
- que l'utilisateur laisse le choix "non" en face de "lecture seule" au moment du choix du fichier à déposer. C'est ça qui détermine l'activation du suivi des versions sur le fichier.
Pour ajouter une nouvelle version :
- verrouiller le fichier (icône située juste à côté du nom du fichier) (voir infobulle)
- ce verrouillage génère une nouvelle icône qui permet de "déposer une nouvelle version"(voir infobulle). Iil suffit d'indiquer le chemin vers la nouvelle version de fichier à déposer. Nb: le nom du fichier "nouvelle version" n'a pas d'importance mais la nouvelle version doit être au même format que le fichier initial... (.zip / .zip par exemple)
- après le dépôt de la nouvelle version le compteur de version est incrémenté et le fichier automatiquement déverrouillé
Au-delà de l'utilisation, certaines contraintes actuelles du travail à distance imposent de télécharger l'ancienne version sur son pc, de décompresser, de modifier le contenu du ficheir, de le compresser et de redéposer une nouvelle version...
- La compression/décompression n'est pas qu'une contrainte : c'est une sécurité nécessaire dans les échanges de fichiers (par ex. contre les très nombreux virus de type macros Word, Excel...), elle se fait en un simple clic droit, avec des outils gratuits bien installés (7zip par ex.), elle crée pour l'élève une copie locale de sécurité du document...
- Il faut en effet être bien conscient qu'une nouvelle version (1.2, 1.3...) du document se traduit nécessairement par un nouveau fichier physique déposé sur le serveur Ovidentia, même si l'utilisateur ne voit qu'un seul "nom de fichier"... Ceci n'est donc pas adapté à de nombreuses modifications dans le temps...
- L'essentiel est de faire réfléchir les élèves sur les apports et les limites du travail collaboratif (l'outil utilisé) : si des contraintes fortes apparaissent, c'est que l'usage effectué n'est peut-être pas adapté au contexte, et qu'il faut peut-être mixer les outils... Par exemple, pour un document "en construction à plusieurs" avec des modifications très fréquentes, rien ne remplace un simple document Word ou Excel partagé sur le réseau local, avec suivi des modifications. Et rien n'empêche qu'un "original" soit EN PLUS centralisé sur le serveur Ovidentia pour l'archivage d'une version validée, et ainsi permettre un accès distant... Un fichier remis par messagerie classique peut aussi bien convenir dans certains cas...
- Après avoir choisi les outils adaptés à un contexte donné, il faut ensuite définir avec la classe (et les faire évoluer) les procédures organisationnelles (qui accède à quoi, quand, qui valide...) qui vont bien : c'est notre coeur de métier...
Lorsque l'outil de suivi des versions est activé sur un répertoire, il est possible d'accéder aux différentes versions d'un fichier.
Pour cela, il faut cliquer sur le numéro de version correspondant au fichier désiré.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre avec l'historique des versions déposées : il suffit de cliquer sur la version désirée pour télécharger la version correspondante du document. 2.e. 5) Comment créer un sous-répertoire à l'intérieur d'un dossier partagé ? La création du sous-répertoire est considérée comme une opération du gestion du répertoire partagé.
Il est donc nécessaire de faire partie des groupes gestionnaires du répertoire partagé.
Ainsi, si à l'intérieur de la délégation STSNRC, on désire organiser le répertoire partagé de la classe 1STSNRC1 en sous-répertoires, il est nécessaire de s'identifier avec le compte du gestionnaire délégué, en l'occurence STSNRCGest.
Par l'intermédiaire de fichiers, on se positionne à l'intérieur du répertoire partagé 1STSNRC1.
On dispose alors d'une icône permettant la création d'un nouveau répertoire.
Il est à noter que, par défaut, le nouveau répertoire hérite des droits du répertoire parent.
Il est toutefois possible de définir des droits autres en décochant la case "Hérite des droits et des options du répertoire parent". Il sera alors nécessaire de définir tous les droits et options sur ce nouveau répertoire. 2.f. 6) Comment compresser mon fichier avant de la déposer ? 7zip est un utilitaire de compression gratuit. Il permet de compresser et éventuellement de crypter des documents.
Pour compresser et crypter des documents :
- ouvrir avec l'explorateur, le dossier comportant les fichiers à compresser,
- sélectionner les fichiers à compresser,
- cliquer à l'aide de la touche droite de la souris pour ouvrir le menu contextuel,
- choisir le menu "7Zip / Ajouter à l'archive",
- choisir, pour des raisons de portabilité, "zip" comme format de l'archive,
- saisir éventuellement dans la zone "Cryptage" le mot de passe à associer à l'archive (remarque : si la case "Afficher le mot de passe" est cochée, le mot de passe s'affiche en clair lors de la saisie, dans le cas contraire le mot de passe est maqué à la saisie et doit être confirmé)
- cliquer sur le bouton "OK" pour valider la saisie et générer l'archive compressée.
Pensez à tester l'archive compressée avant diffusion.
2.g. 7) Comment supprimer un fichier ? Pour supprimer un fichier, vous devez allez dans le gestionnaire de fichier et à droite du nom du fichier à supprimer, dans la série d'icône, cliquer sur l'icône "Supprimer" (la 3ème).
Le fichier à supprimer est mis dans la corbeille.
Pour le supprimer de la corbeille, cliquez sur l'onglet "Corbeille" puis cochez le nom du fichier à supprimer définitivement (i. e. effacer définitivement).
Cliquer enfin sur le bouton "Supprimer".
Vous pouvez vérifier en cliquant sur "Montrer l'espace disque utilisé" que, dans votre dossier personnel, vous avez gagné de la place.
3. Le gestionnaire de fichiers 3.a. 1) Je trouve que mon article est trop long à écrire en ligne, comment faire ?
- L'article est long, complexe (comporte des images...), ou est destiné à circuler : le mieux est de déposer un fichier zippé à télécharger, puis de rédiger un très court article de présentation comportant un lien vers le fichier (à l'aide du bouton "Fonctionnalités Ovidentia" au sein de l'interface d'édition d'un article) ;
- On peut saisir hors ligne le texte avec un éditeur simple (genre bloc-notes, Word a des inconvénients : il ne produit pas du code HTML conforme), ou bien avec un éditeur "pur html", et le coller dans l'article ;
- En édition d'un article, on peut insérer du code html : cliquer sur l'icône Code html (< >) puis copier-coller le code ;
- Si on tient à insérer un document Word au sein d'un article, utiliser l'icône "Coller de Word" au sein de l'éditeur.
3.b. 2) Je perds souvent l'article en cours de saisie, que faire ?
- Parce que, avant de sauvegarder l'article (bouton 'Enregistrer' ou 'Terminer'), vous décidez de lancer un autre menu Ovidentia (par ex. Gest. de fichiers)... et donc perdez le contexte de la tâche courante.
=> ll faut bien penser à sauvegarder l'article en cours de saisie (bouton 'Enregistrer'), même non terminé, avant de lancer une autre tâche Ovidentia.
De ce point de vue, l'application est de type mono-tâche.
- Ou bien, votre connexion internet est instable, connaît des micro-coupures : dans ce cas, le serveur voit que l'adresse IP de votre pc a changé et vous déconnecte (sécurité)
- Ou vous avez laissé votre interface inactive pendant plus de 10 mn : danss ce cas, le serveur vous déconnecte (sécurité).
Précaution générale : fréquemment durant la saisie, faire Ctrl A puis Ctrl C (sélectionne tout puis copie dans le presse-papier), ce qui permet, en cas de déconnexion de coller le contenu du presse-papier...
3.c. 3) L'éditeur d'articles semble mal fonctionner, pourquoi ?
- Affichage d'un article en modification : l'éditeur semble très mal fonctionner (absence totale ou partielle d'icônes, affichage fantasque... Solution : il faut utiliser une version récente d'Internet Explorer, bien mise à niveau par Windows Update (sous Windows 98, XP ou 2000, IE 6.0 SP1 l'éditeur fonctionne très bien en écriture ; les DERNIERES versions des autres navigateurs sont réputées bien fonctionner...). Si l'on dispose d'une connexion internet sûre (autre que modem RTC), le plus simple est de lancer Windows Update (sous Internet Explorer, menus Outils, Windows Update) pour faire les mises à jour en ligne (indispensable du seul point de vue de la sécurité).
- Affichage d'un article en modification dans l'éditeur : parfois, les icônes ne s'affichent pas toutes ; solution : attendre un peu, touche Esc, puis F5 (actualiser la page). Noter que le paramétrage de l'explorateur (Outils, Options...) paraît avoir une incidence sur ce problème.
- Edition d'article, l'icône Insérer une image génère une erreur : c'est dû à l'absence d'un répertoire AMPD/htdocs/images et de ses sous-répertoires (articles, common, tmp), ou d'un problème de droits sur ces répertoires.
- Edition d'article, l'icône "Lien Ovml" paraît ésotérique : ne pas utiliser (cela sert à programmer des objets complexes - références sur http://www.ovidentia.org).
3.d. 4) Comment copier dans un article un extrait venant d'une suite bureautique ? Lors de la rédaction d'un article ou d'un commentaire, l'utilisation d'un "copier/coller" à partir d'une suite bureautique peut perturber le bon affichage, non pas de l'article ou du commentaire rédigé, mais de toute la page dans lequel s'insère cet élément.
Il convient donc de nettoyer le code produit par le "copier/coller" pour enlever tout marquage indésiré.
Cette remarque s'applique non seulement à partir des "copier/coller" réalisés à partir de la suite Microsoft Office mais aussi OpenOffice (des cas ont été rencontrés).
Il n'y a guère que le bon vieux 'bloc-notes" qui rédigeant un texte sans mise en forme, ne semble poser aucun problème. 3.e. 6) L'éditeur Ovidentia ne paraît pas toujours facile à manipuler. Comment faire pour mieux l'utiliser ? L'éditeur Ovidentia est un éditeur destiné à produire du code "pur html", qui fonctionne bien et produit des pages esthétiques visuellement, et ce d'autant mieux qu'on en connaît les limites.
L'expérience a montré que seuls les articles construits avec cet éditeur possèdent des qualités graphiques correctes, et qu'ils peuvent être facilement modifiés par la suite (car conformes à la norme html, ce qui n'est pas le cas d'un copier-coller à partir de Word !).
- Pré-requis : cet éditeur est garanti pour bien fonctionner sous Internet Explorer d'un OS Windows bien mis à jour (par Windows Update).
- Sauts de ligne : préférer (presque toujours !) un retour à la ligne par Maj Entrée (simple retour à la ligne) plutôt que Entrée (saut de paragraphe, avec une ligne vide !) ;
- Si l'article est un peu long, si l'éditeur ne paraît pas rapide (tout dépend du contexte de la connexion du moment !), il est important de faire de fréquentes sauvegardes par le bouton Enregistrer et fermer, puis d'éditer à nouveau l'article (par le menu Utilisateur, Publication par ex.).
- De même, s'agissant d'une interface de type web, l'application est mono-tâche : si on quitte l'éditeur pour lancer un autre menu Ovidentia, on perd la saisie en cours dans l'éditeur ; par contre, pour une mise en page complexe, on peut très bien lancer un autre éditeur "pur html" (Dreamweaver...), ou même une 2ème session Ovidentia (avec prudence) et faire des copier-coller du code html.
- Le rendu final de l'article n'est parfois visible qu'après une 1ère sauvegarde (notamment en présence de liens).
- Il faut bien voir que cet éditeur est interprété (chaque commande de l'utilisateur !) par le serveur distant auquel est connecté le poste client : si la bande passante est faible ou/et si le serveur académique est particulièrement chargé, les temps de réponse peuvent être longs (au moins plusieurs secondes) : dans ce cas, le fait de re-cliquer plusieurs fois, de relancer fébrilement plusieurs actions différentes ne fait qu'empirer le problème... Si la bande passante est très mauvaise, les délais peuvent alors se trouver dépassés, et l'éditeur "plante" (comme toute application web) ...
- Parfois, on a donc l'impression que "ça ne marche pas" (eu égard aux réflexes acquis sur un poste individuel...) : par exemple, après un déplacement de texte par copier-coller, le coller ne se fait pas... immédiatement (il faut savoir attendre, ou bien déplacer le curseur avec les flèches droite ou gauche).
- L'éditeur possède un outil (icône) de création de tableau html, mais pas d'interface de modification : pour modifier un tableau, il faut éditer le code html avec l'icône <>. Voir de nombreux détails et conseils dans l'article "Créer un tableau html au sein d'un article".
3.f. 5) Je veux écrire un article avec des liens vers des fichiers (modérés) à télécharger. Comment faire ? Tout (ou presque !) est dans l'aide en ligne "Prise en main..."; à laquelle je renvoie ci-dessous.
Noter que le dépôt de fichier peut être modéré, et qu'alors seuls les fichiers validés ("confirmés") sont visibles par tous : un fichier déposé ne devrait être validé (confirmé) que si son article de présentation l'est aussi.
Il faut :
1. Créer un article dans le thème adéquat - celui correspondant au répertoire des fichiers à télécharger (cf § 1.6) ;
2. Si le(s) fichier(s) est validé, insérer dans cet article un lien pour chaque fichier validé à télécharger : à l'aide de l'icône idoine décrite au § 1.6.3 ;
Si le(s) fichier(s) n'est pas encore validé (l'article est destiné aux modérateurs pour validation), le lien n'est pas possible : il faut le remplacer par une mention indiquant le chemin du dépôt du fichier, par ex. : Voir le fichier à valider : Espace Muc/.../xxx.zip (chemin donné par le Gest. de Fichiers). Dans ce cas, l'auteur ne pourra insérer les liens exacts vers les fichiers qu'après validation des fichiers et validation de l'article.
3. Soumettre l'article : toujours finir un article par le bouton Terminer ;
(ou bien - conseillé - le bouton "Enregistrer et fermer" permet de sauvegarder puis de visualiser l'article - menu Utilisateur, Publication ; il faut ensuite le modifier et bien Soumettre par le bouton Terminer...)
4. Attendre la validation de l'article par l'un des modérateurs participant au thème : § 1.7. Ce n'est qu'après approbation par l'un des modérateurs que l'article est publié (et visible par tous).
5. Après approbation du fichier et de l'article, l'auteur doit (si nécessaire) modifier l'article pour y insérer les liens hypertextes définitifs vers les fichiers à télécharger.
6. Toujours vérifier le bon fonctionnement : se déconnecter du site, et vérifier qu'un visiteur anonyme (non identifié) peut visualiser l'article et surtout vérifier que les liens des fichiers à télécharger sont bien opérationnels... 3.g. 7) Comment renommer le lien vers un fichier pour être plus explicite ? la solution :
lorsque l'on créée un lien vers un fichier avec l'outil ovidentia, celui-ci apparaît dans l'éditeur avec la syntaxe suivante : "$ FILE(<numéro>,<Nom du fichier dans ovidentia>)", par exemple "$ FILE(1911,Evolutionprofessionscomptables030209.zip)".
Ce qui sera affiché : Evolutionprofessionscomptables030209.zip
Pour le remplacer par autre chose, il suffit, dans l'éditeur de modifier le contenu de la parenthèse ainsi : "$ FILE(<numéro>,<texte à faire apparaître>)", par exemple "$ FILE(1911,<voici le texte>),
sera alors affiché en lecture : voici le texte.
Attention, ceci ne vaut que pour un lien sur un "contenu ovidentia" (fichier, article, image,etc.), pour un lien vers un site :
a) taper le texte souhaité, le sélectionner,
b) utiliser l'outil "insérer modifier le lien" et coller l'adresse html voulue
(ou pour les adeptes du code html, choisir l'outil source et modifier le contenu de la balise <a href= comme ci dessous
<a href="http://www.ac-grenoble.fr/admin/spip/index.php">www.ac-grenoble.fr/admin/spip/index.php</a> remplacé par <a href="http://www.ac-grenoble.fr/admin/spip/index.php">le site de l'académie</a>
le lien s'affichera ainsi : le site de l'académie
Voilà de quoi améliorer l'esthétique et la communication...
4. Le gestionnaire de projets 4.a. 1) Pourquoi ma messagerie est-elle inondée de messages de notification Ovidentia ?
- Parce que vous êtes à la fois Gestionnaire ou/et Modérateur d'un ou plusieurs thèmes ou partages... : vous recevez un message de notification chaque fois qu'un nouveau message est soumis, modifié ou validé (selon les paramètres attachés au thème).
- Vous pouvez atténuer cette gêne :
- en demandant à l'administrateur de ne plus être modérateur des thèmes qui ne vous impliquent pas directement,
- en étudiant avec le Gestionnaire du thème une stratégie de notification moins génératrice de messages (chaque modérateur qui visite le site dispose déjà du lien Résumé, et il est alerté par la présence d'un point d'exclamation au niveau des thèmes comportant des articles à valider...).
5.a. 2) Comment faire avec une connexion lente ?
- Effectuer la saisie hors ligne (sous Notepad, ou un éditeur pur html...), et faire des copier-coller en ligne.
- Texte Word collé dans l'éditeur : bien utiliser l'icône prévue à cet eff...
- Prévoir des articles courts : préférer la concision,
- faire Maj Entrée pour simplement aller à la ligne (au lieu de la systématique touche Entrée, qui crée des lignes blanches),
- si possible (article court), tout saisir dans l'en-tête, y compris le lien du fichier à télécharger...
L'article n'occupe alors souvent qu'un seul écran...
- Touches de déplacement rapide d'un écran à l'autre :
Alt Flèche gauche => page précédemment consultée (TRES UTILE : on bénéficie alors du cache !)
Alt Flèche droite! => page suivante...
5.b. 1) Je ne peux pas me connecter... Pourquoi ? Bien vérifier le paramétrage de votre navigateur : il doit accepter les cookies (sécurité : faire des tests avec les onglets Sécurité et Confidentialité sur Moyen - ça doit fonctionner ainsi - puis augmenter la sécurité). Penser également à tous les "blindages" divers qui modifient le comportement du PC (pare-feu, anti-espions, anti-spams personnels ; proxy et stratégies de sécurité mises en place sur le réseau. En dernier ressort, envoyer un message au "soutier" ("webmestre" sur la page d'accueil du site).
6.a. 1) Comment commenter un article soumis mais non encore approuvé ? C'est impossible : un article ne peut faire l'objet de commentaire que s'il a été publié (et donc approuvé).
Une solution peut consister à valider une 1ère version (attention, l'article est alors public), puis à commenter cet article afin de le faire évoluer.
Ponctuellement pour un thème particulier, il est possible de ne le rendre visible que pour les auteurs d'un groupe donné (cf. site privé), puis de rendre le thème public une fois tous les articles approuvés et publiés.
7.a. 2) Puis-je envoyer un message à tous mes élèves ? Un utilisateur peut envoyer un message uniquement vers les membres des groupes dont il est membre.
Ainsi un enseignant peut envoyer un message collectif vers les groupes des enseignants de chacune des classes où il enseigne.
Par contre, comme il n'est membre d'aucun groupe d'élèves des classes dans lequel il enseigne, s'il veut envoyer des messages aux élèves d'une de ses classes, il est obligé de sélectionner chacun des élèves de la classe considérée, cela lui permettant au passage de vérifier que chaque élève sélectionné a bien une adresse de messagerie valide. 7.b. 1) Comment paramétrer le client de messagerie ? Ovidentia peut être utilisé comme client de messagerie.
Le paramétrage de la messagerie s'effecue par l'intermédiaire du menu Utilisateur, Options.
La description du paramétrage des comptes de messagerie est effectuée dans le document "Prise en main initiale" (Cf. page 18) présent dans le menu AIDE du site académique et des sites d'établissement.
Effectivement, les fonctions de messagerie sont accessibles dans cette nouvelle version d'OTCter : les comptes de messagerie sont pré-paramétrés pour être utilisés par les coordonnateurs tertiaires, les enseignants ainsi que les élèves et étudiants des sections tertiaires.
- L'administrateur général du site a tout d'abord vérifié que les paramétrages au niveau du site sont corrects :
- Administration, Sites, Serveur SMTP : nom ou adresse IP correct
- Administration, Messagerie, Domaines : le serveur pop indiqué est correct pour chaque "domaine" (ensemble de comptes utilisant le même serveur pop)
- Chaque utilisateur doit ensuite terminer le paramétrage de son ou ses comptes avec ses données personnelles :
- Menus Utilisateur, Options, puis onglet Messagerie et enfin, onglet Créer. Ensuite :
- Champ "Nom du compte" : saisir un descriptif du compte (aucune contrainte, sauf saisie obligatoire).
- Champ "Nom d'utilisateur" : saisir son nom et son prénom. Cette information sera reprise dans la désignation de l'expéditeur des courriers envoyés.
- Champ "Adresse de messagerie" : saisr l'adresse académique (en "ac-grenoble.fr" pour les enseignants et les coordonnateurs tertiaires) ou l'adresse créée sur le Slis (pour les élèves et les étudiants des sections tertiaires). Cette adresse sera utilisée pour désigner l'adresse de réponse aux courriers envoyés.
Remarque : le contenu des champs "Nom d'utilisateur" et "Adresse de messagerie" est pré-rempli avec les informations personnelles de l'utilisateur. Il est donc conseillé de mettre à jour préalablement ses informations personnelles (Utilisateur, Options), de se déconnecter puis de se reconnecter afin que les valeurs pré-remplies soient actualisées.
- Champ "Nom de connexion" : indiquer l'identifiant du compte de messagerie tel qu'il a été communiqué par l'administrateur de la messagerie.
- Champs "Mot de passe" et "Retapez le mot de passe" : indiquer le mot de passe de messagerie tel qu'il a été communiqué par l'administrateur de la messagerie.
Attention : le mot de passe est sensible à la casse, respecter les combinaisons minuscules/majuscules.
- Champ "Domaine": sélectionner dans la liste déroulante le type de compte correspondant au compte de courrier :
- pour les élèves et les étudiants ayant leur compte sur le Slis, choisir "pop-eleves",
- pour les enseignants ayant leur compte de courrier sur le serveur académique, choisir "pop-prof",
- pour les coordonnateurs ayant leur compte de courrier sur le serveur académique, choisir "pop-coordo".
- Champ "Compte préféré" : sélectionner "oui" dans la liste déroulante. La messagerie s'ouvrira alors sur ce compte de messagerie.
- Champ "Format préféré" : sélectionner "Texte" ou "Html" suivant le mode préféré d'édition pour les messages (le mode "Texte" permet d'envoyer des messages moins volumineux mais n'autorise pas la mise en forme tandis que le mode "Html" permet de rédiger des messages avec une mise en forme, mais plus volumineux à la transmission). Lors de la rédaction des messages, il est possible au cas par cas de changer le mode d'édition.
- Champ "Nombre de messages affichés par écran" : laisser la valeur "15" indiquée par défaut.
- Cliquer sur "Ajouter le compte" pour terminer.
- Le compte de messagerie est alors complètement paramétré.
- Pour accéder à sa messagerie électronique, il suffit alors à l'utilisateur de lancer les menus Utilisateur, Messagerie.
ATTENTION :
- Ce paramétrage implique que les enseignants utilisent leur adresse électronique fournie dans le cadre de l'opération @mélOuvert.
- Pour connaître l'identifiant à utiliser, se connecter à l'adresse http://bal.ac-grenoble.fr/infocompte avec son NUMEN (comme login), le mot de passe par défaut étant aussi le NUMEN.
- En cas d'oubli, il est possible de réinitialiser ce mot de passe à sa valeur par défaut en se connectant à l'adresse http://bal.ac-grenoble.fr/password (avec son NUMEN).
- En cas de difficulté, contacter le guichet unique au 0 810 76 76 76.
8. Le client de messagerie
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