Un outil dédié à la collaboration en ligne
QuickTopic pour présenter et réviser rapidement un document
en ligne
QuickTopic est un outil de travail collaboratif sur internet,
utilisable gratuitement et instantanément, par création d'un
espace de travail dédié sur internet.
Deux modalités d'usage existent :
le QuickTopic simple ("espace de travail" présentant les messages
à la suite) et le QuickTopic Document Review, mieux
adapté à nos usages ("espace de discussion" qui permet de
construire, lire et commenter un même document).
QuickTopic permet de faire des révisions (« reviews »)
de documents, permettant d'organiser une phase de travail
collaboratif simple des participants à un même projet. Ce
brainstorming se fera par l'insertion de commentaires
sur le document partagé en ligne.
Etape 1 : connexion au site et
création d'un espace
* Première connexion :
- Cliquer sur Quick Doc Review
à droite dans la page d'accueil de QuickTopic.
- Choisir Start a document review sur la page ouverte.
Identification : elle est indispensable pour
créer un Document Review (pas pour le QuickTopic simple).
Il faut remplir un questionnaire précisant votre nom, votre
adresse électronique et votre mot de passe. Une fois enregistré
dans la base, il vous suffira de vous identifier (nom et mot
de passe). Une fois identifié(e), depuis la page d'accueil
de QuickTopic, choisir Start a document Review.
* Création d'un document Review:
- Choisir sur votre poste le document à partager,
à mettre en ligne (document simple, impérativement au
format HTML, avec mise en forme allégée ou tableau,
les images étant exclues).
- Préparer ce document sur votre poste avant sa mise en ligne
: c'est la condition essentielle de la réussite de la mise
en ligne pour le partage. En effet, QuickTopic va mettre en
ligne ce document au format HTML, pour permettre sa consultation
en tant que page web, mais le service de commentaires ne peut
être assuré que si les points d'insertion de ces commentaires
sont déterminés : QuickTopic repère pour cela les sauts de
paragraphes insérés dans le document et y fixe un espace modifiable
(= commentaire) à chaque saut de paragraphe (touche entrée).
Il est donc fondamental de les différencier des sauts
de ligne manuels (obtenus par la combinaison de touches maj+entrée).
QuickTopic insère alors un point de commentaire devant chaque
paragraphe existant. Si vous ne le faites pas, il créera uniquement
la possibilité d'insérer un seul commentaire au début du document.
- Utiliser le bouton Parcourir pour trouver votre document
puis Uploader ( = télécharger).
QuickTopic va créer automatiquement votre
document "révisable" en insérant les points de commentaires
devant chaque saut de paragraphe. Il vous est possible de
revoir les points d'insertion uniquement pour en retirer certains,
en décochant les éléments sous Change Comments Dots
-(= modifier les points d'insertion).
Une fois cette étape franchie, cliquer
sur Document review page.
Etape 2 : Participer à un espace
de discussion/révision
- Le site a généré une page web de votre document,
qui dispose maintenant d'une URL.
- Vous devez communiquer l'adresse de votre document à toute
personne participant au projet.
Si vous êtes créateur du document les invitations sont à votre
disposition.
- Seules les personnes que vous aurez contactées
pourront y accéder : l'adresse de la page est en effet déterminée
par une suite aléatoire de chiffres et de lettres qui en principe,
en assure la confidentialité.
- Même si vous êtes créateur de la page et donc son administrateur,
les QuickTopic ne sont pas des espaces véritablement privés
au sens où on l'entend généralement sur un réseau.
Si vous avez été invités à commenter
un document, connectez-vous à l'adresse indiquée et
vous disposez alors de plusieurs onglets pour poser vos commentaires
"Comment dot" (C) :
- Liste des différentes options :
Depuis les onglets, vous pouvez déposer des commentaires :
soit des commentaires généraux, sous
Comment forum
qui concernent tous les items du document (et cette page permet
de lire l'ensemble des commentaires, en les classant par participant,
date ou item –cf. première ligne du tableau), soit des commentaires
simples, sous
Comment Review qui ne concernent
qu'un seul item du document, en cliquant sur le symbole (
C)
qui précède l'item (le paragraphe à commenter). Vous pouvez
également lire les commentaires en cliquant sur le symbole
qui précède chaque item inséré. Ils s'affichent commentaire
par commentaire, et sont signalés par le symbole "lunettes"

) .
- Cette page permet également aux participants de s'inscrire
pour recevoir les commentaires (par mél, bouton
Subscribe).
C'est aussi là que le créateur du QuickTopic aura accès aux
options d'administration.
Etape 3 : Gérer et administrer
votre espace.
Les options d'administration sont limitées
mais permettent :
- l'envoi d'invitations automatiques,
- le changement du nom du QuickTopic,
- le réglage de l'heure pour l'adapter à votre fuseau horaire,
- la possibilité de désactiver l'apport de nouvelles contributions,
- la possibilité d'effacer les contributions (modération à
posteriori),
- enfin, la possibilité d'effacement total de votre QuickTopic.
EXEMPLE :
Fichier
test de Quicktopic, à télécharger pour essai.