Travailler à plusieurs sur un même document
avec les logiciels de traitements de texte des suites bureautiques
:
- Lorsque plusieurs auteurs travaillent sur
le même document (texte ou classeur par exemple, sous MsOffice
ou sous OpenOffice), la fonction de révision permet
d'enregistrer et d'afficher les différentes versions et de
connaître les auteurs à l'origine des différentes modifications.
Lors de l'édition finale du document, repérer chaque modification,
l'accepter ou la refuser devient facilement réalisable.
Exemple : un groupe d'étudiants doit vous
remettre un rapport sur un thème donné.
Pour élaborer la dernière version, deux membres du groupe sont chargés
de la relecture finale et des vérifications ultimes. Supposons que l'un
des autres participants, en retard pour la date de remise initialement
prévue, renvoie en outre par mél aux relecteurs sa propre version
annotée.
Les corrections finales peuvent être apportées via l'acceptation ou le
refus de modifications, des précisions demandées et apportées, que ce
soit dans le texte ou via les commentaires, les notes ou autres (en
fonction des logiciels utilisés et de leur version).
La version finale du document
peut être générée facilement à partir des résultats obtenus en
recourant aux fonctions dédiées. Le repérage peut être facilité par
l'utilisation de couleurs différentes (paramétrables via les options du
logiciel).
Sous MSWord : Menu Affichage,
Barre d'outils, choisir le mode Révision et insérer au besoin des
commentaires ou des notes (de bas de page, de fin).
Le site de Microsoft présente également
de nombreuses fiches d'aide. Par exemple cette page d'
assistance de Word
donne
- des indications sur les
meilleures méthodes pour partager un document (versions
2002/2003)
- des précisions pour travailler et partager un document
avec d'autres utilisateurs (gérer les droits sur le document,
comparer et fusionner les documents, ...)
- ou des liens vers des pages de conseils pour mieux travailler
avec d'autres programmes.
Vous pouvez accéder à plus de 20 "
balises"
= articles d'usagers sur ce même thème.
Sous OoWriter, Menu Edition, choisir
Modifications : penser à activer l'enregistrement.
Dans les deux cas, veiller au nommage des fichiers:
version 1, version2... par exemple pour éviter tout risque
de confusion. Il est aussi possible de comparer les versions,
à condition qu'elles aient été enregistrées à chaque
fois. (cf. Menu Fichier, activer la commande Versions, choisir
les paramètres).
Consulter sans hésitation l'aide
(menu "?" ) des logiciels sur "modifications", "révision", ... et/ou la
touche F1.
Complément :
Enfin, pour information, il existe aussi des
conventions de présentation des révisions successives d'un
document : mais les logiciels récents et leurs fonctionnalités
utilisées à bon escient permettent désormais généralement
de s'en affranchir.
En général, sur la page de garde, un tableau présente la liste
des relecteurs et on représente leur action : date, auteur,
révision, état du document, ...
Les plates-formes gérant les contenus, conçues pour faciliter le
travail en équipe, permettent de conserver les révisions successives et
facilitent la collaboration de multiples intervenants sur un même
document : le travail peut se faire localement (sur la même machine) ou
à distance (en réseau), et les diverses versions sont plus ou moins
protégées. Dans certains cas, chaque participant a uniquement accès à
une copie des fichiers, les originaux demeurant
en « référentiel » et ne sont modifiés qu'à travers
les mécanismes sécurisés (parfois en automatisation complète via
fichiers « journalisés » des logiciels gérant les contenus).
La gestion des droits et leur attribution à différents niveaux permet
d'affiner encore davantage le travail collaboratif et ses étapes.
